Inköpsorder
Automatisk sökning
Systemet försöker automatiskt hitta en inköpsorder från ERP som matchar uppgifterna på fakturan.
Som standard filtrerar systemet inköpsorder baserat på rubrikstatus med filtret status NOT IN (N, P, T), även om detta filter nu kan konfigureras med hjälp av validPOStatus-tilläggskonfigurationen
Användaren får ett varningsmeddelande om en inköpsorder (eller order) hittas av OCR, men inte matchar rätt status:
Om ett matchande ordernummer extraherades av OCR men inte hittades alls i ERP visas ett informationsmeddelande:
Ingen PO, ingen betalning
Observera att om din leverantör har flaggats som att den kräver en inköpsorder via inställningen noPurchaseOrder, visas ett felmeddelande om det inte finns någon PO på fakturan.
Information om inköpsorder
För att du ska kunna se information om inköpsorder på samma skärm som fakturan har vi implementerat avsnittet Inköpsorderinformation i dokumentskärmen, som laddar upp orderradinformationen för den order som finns på fakturan.
Ordermatchning
I den mån det är möjligt kommer systemet att koppla en faktura till en giltig inköpsorder och de enskilda fakturaraderna till raderna i inköpsordern.
Om order_id finns i det extraherade rubrikfältet OCH om ordern har hittats i ERP-systemet (om så inte är fallet genereras ett IN_007-meddelande), kommer ordernumret att visas i användargränssnittet för alla fakturarader, oavsett om raden har kopplats till en order eller inte.
Detta är avsett att göra det så enkelt som möjligt att växla mellan orderrader (positiva heltal) och ytterligare rader (negativa heltal) i användargränssnittet.
Dessa order-id:n är endast en visuell återspegling av rubriken och vi använder indikatorn för positivt/negativt på radnumret för att bestämma order-id:t vid import till Unit4 ERP. ERP kommer alltid att härleda ordern från rubrikfältet.
Du kan se var raderna har matchats i avsnittet Radposter på dokumentskärmen.
För att ta bort order_id från raderna måste antingen ordern tas bort från rubrikfältet, vilket tar bort order_id från alla rader, eller så måste varje rad sättas i manuellt läge.
Tvinga matchning av inköpsorder med en rad
Tilläggsinställningen singleLineMatch kan användas för att tvinga matchning av inköpsorder med en rad på kö-nivå.
Om inställningen är ”force” kommer systemet automatiskt att matcha ALLA fakturarader mot den enda orderraden för order där det endast finns en rad (oavsett status).
Extra rader
Ytterligare fakturarader som inte är kopplade till någon orderrad visas med ett negativt orderradsnummer (till exempel -1)
Observera att dessa ytterligare fakturarader måste förses med kontokod antingen:
- för ERP7 kan kontokoden anges som standard via systemparametern EI_SUPP_DEF_ACCOUNT (notera att du måste bevilja åtkomst till systemparametrarobjektet)
- genom användning av standardvärden i tilläggsinställningarna
- manuellt
Hur dessa data behandlas vid import till ERP beror dock på det underliggande systemet:
- ERP7 – Kodningen skrivs över vid import av EI-parametrarna (se Unit4-dokumentationen för mer information)
- ERPx - Kodningen av ytterligare rader kommer att respekteras när de skickas till systemet.
Överskrivning av radnummermatchning
För att manuellt koppla en fakturarad till en orderrad anger du helt enkelt orderradens nummer i fakturaraden.
Observera att när radnumret har överskrivits på detta sätt kommer tillägget inte längre att försöka matcha den raden automatiskt, utan betraktar den angivna informationen som alltid korrekt.
Undantag Ibland meddelar Rossum-systemet inte att radändringen gjordes genom att skriva över den befintliga texten, vilket innebär att ändringen kan återställas. I sådana fall bör du använda radinmatningsläget (förklaras nedan)
Radinmatningsläge
Ibland kan det hända att den automatiska radmatcharen skriver över inmatade data, vilket gör det svårare att justera raduppgifterna. Av denna anledning har vi gjort det möjligt att mata in rader i ”manuellt läge”. Detta kan ställas in med hjälp av rullgardinsmenyn ”Line Input Mode” i användargränssnittet. När detta är inställt på ”manual” kommer ingen automatisk inmatning alls att försökas på denna rad, så se till att de uppgifter som matas in är korrekta.
Vi kommer fortfarande att försöka beräkna radvärden för balanskontroller (t.ex. bruttovärde per enhet eller skattebelopp) om värdena är ofullständiga, men dessa kommer inte att skrivas tillbaka till raden.
Om vi till exempel har nettovärde per enhet, nettototal, skatt, bruttototal och antal kommer vi att beräkna bruttovärdet per enhet för att undvika att behöva mata in stora mängder data som enkelt kan beräknas.
Matchningsfel / Varningar
Manuell överskrivning med en rad som inte finns
Om du manuellt lägger till ett (positivt) radnummer som inte finns på inköpsordern, visar systemet ett PO_005-felmeddelande som måste korrigeras innan du bekräftar.
Om du manuellt anger ett (positivt) radnummer men inget löpnummer, visar systemet felmeddelandet PO_009, vilket måste rättas till innan du bekräftar.
Varning om icke-matchande rader
Om systemet hittar en inköpsorder men inte kan matcha en rad, kommer den raden att markeras med ett negativt radnummer och ett PO_008-varningsmeddelande. Observera att detta meddelande kan uppgraderas till ett fel.
