Inköpsorder
Automatisk sökning
Systemet försöker automatiskt hitta en inköpsorder från ERP som matchar uppgifterna på fakturan.
Som standard filtrerar systemet inköpsorder baserat på rubrikstatus med filtret status NOT IN (N, P, T), även om detta filter nu kan konfigureras med hjälp av validPOStatus-tilläggskonfigurationen
Användaren får ett varningsmeddelande om en inköpsorder (eller order) hittas av OCR, men inte matchar rätt status:
Om ett matchande ordernummer extraherades av OCR men inte hittades alls i ERP visas ett informationsmeddelande:
Ingen PO, ingen betalning
Observera att om din leverantör har flaggats som att den kräver en inköpsorder via inställningen noPurchaseOrder, visas ett felmeddelande om det inte finns någon PO på fakturan.
Information om inköpsorder
För att du ska kunna se information om inköpsorder på samma skärm som fakturan har vi implementerat avsnittet Inköpsorderinformation i dokumentskärmen, som laddar upp orderradinformationen för den order som finns på fakturan.
Ordermatchning
När det är möjligt matchar systemet en faktura med en giltig inköpsorder och de enskilda fakturalinjerna med inköpsorderraderna.
Du kan se var raderna har matchats i avsnittet Line Items på dokumentskärmen.
Extra rader
Ytterligare rader på en order (som inte matchas med en orderrad) visas med negativa orderradnummer och utan ordernummer.
Observera att dessa ytterligare fakturarader måste förses med kontokodning antingen:
- för ERP7 kan kontokoden anges som standard i systemparametern EI_SUPP_DEF_ACCOUNT (observera att du måste bevilja åtkomst till systemparameterobjektet)
- genom användning av standardvärden i tilläggsinställningarna
- manuellt
Hur dessa data behandlas vid import till ERP beror dock på det underliggande systemet:
- ERP7 - Kodningen kommer att skrivas över vid import av EI-parametrarna (se Unit4-dokumentationen för mer information)
- ERPx - Kodningen av ytterligare rader kommer att respekteras när den skickas till systemet.
Manuell matchning
För att manuellt matcha en fakturarad med en orderrad anger du bara orderradens nummer på fakturaraden så fylls ordernumret i automatiskt.
Observera att när radnumret har angetts manuellt kommer inga ytterligare ändringar av data att försöka omatcha denna rad.
Om vi till exempel ändrar raden ovan från -1 till 1 fylls ordernumret i automatiskt.
Ibland kan det hända att den automatiska radmatcharen skriver över indata vilket gör justeringar av raddetaljer mer besvärliga. Av denna anledning har vi tillåtit att rader matas in i "manuellt läge". Detta kan ställas in med hjälp av rullgardinsmenyn "Radinmatningsläge" i användargränssnittet. När detta är inställt på "manuellt" kommer ingen automatisk inmatning att försökas, så se till att de angivna uppgifterna är korrekta.
Matchningsfel/varningar
Manuell överskrivning med en rad som inte finns
Om du manuellt lägger till en rad som inte finns på inköpsordern visar systemet ett PO_005-felmeddelande som måste korrigeras innan du bekräftar.
Varning om omatchade rader
Om systemet hittar en inköpsorder men inte kan matcha en rad, kommer den raden att markeras med ett PO_008-varningsmeddelande. Observera att detta meddelande kan uppgraderas till ett fel.
