Gå til hovedinnhold

Avstemming av kontoutskrifter

Avstemming av kontoutskrifter sammenstiller linjene i en leverandørkontoutskrift med åpne og historiske transaksjoner for den aktuelle leverandøren i Unit4 ERP, slik at du kan bekrefte hva som skal betales uten å måtte sjekke hver enkelt linje manuelt i ERP.

Denne siden forklarer hvordan avstemming fungerer i Rossum-skjermen. For JSON-konfigurasjonssyntaksen som er referert til nedenfor (avstemmingskoder, avstemmingssekvenser og de andre innstillingene), se referansen konfigurasjon av kontoutskriftsutvidelse.

Slik fungerer avstemming​

Når en linje i kontoutskriften og leverandøren er identifisert, henter systemet aktuelle transaksjoner fra ERP for den aktuelle leverandøren og prøver å koble hver linje i kontoutskriften til en transaksjon.

Sammenkoblingen styres av sammenkoblingskoder og sammenkoblingssekvenser:

  • En sammenkoblingskode er en enkelt regel — hvor nøyaktig faktura-/transaksjonsnummeret må stemme overens, hvor stor toleranse for dato og beløp som er tillatt, og eventuell tekstrensing som skal utføres før sammenligningen.
  • En sammenstillingssekvens kobler sammenstillingskoder sammen i rekkefølge, fra strengest til minst streng, slik at systemet prøver den strengeste regelen først og faller tilbake til løsere regler bare hvis ingenting stemmer overens.
  • Sekvenser kan også begrenses til en bestemt leverandør, slik at en vanskelig leverandør kan ha sin egen skreddersydde samsvaringslogikk uten at det påvirker alle andre.

Linjer som er matchet, vises i tabellen Matchede linjer på dokumentet; alt som er igjen, vises i tabellen Umatchede linjer.

bilde som viser Rossum-skjermen med tabellene for matchede og umatchede linjer

Manuell samsvar​

Hvis de automatiserte reglene ikke med sikkerhet kan finne samsvar for en linje, blir den liggende i tabellen Uavstemte linjer, slik at en bruker kan løse problemet. Manuell samsvar er kun tilgjengelig på kontoutskriftslinjer, ikke direkte på transaksjonslinjer (du vil se advarselen SM_009 hvis du prøver å gjøre det omvendt) — sett verdien for Manual Match på den ikke-samsvarende kontoutskriftslinjen til den transaksjonen den skal kobles til.

bilde som viser Rossum-skjermen med en umatcht datalinje der transaksjonsnummeret er lagt til i feltet for manuell matching

Du kan også tvinge en linje til å forbli umatcht, selv om en regel ellers ville ha matchet den, ved å bruke feltet «Force Unmatch» på den aktuelle linjen. Dette er nyttig når en automatisk matching er teknisk korrekt i henhold til reglene, men ikke den du faktisk ønsker.

bilde som viser Rossum-skjermen med en matchet datalinje der feltet «Force Unmatch» er satt til «Force»

Hvis det fortsatt er linjer uten samsvar når utsagnet behandles, vil du se advarselen SM_004 («$1 linjer uten samsvar gjenstår i dette utsagnet»). Dette kan oppgraderes til en blokkerende feil via elevateWarnings hvis du ønsker å hindre at uttalelser med uavklarte linjer eksporteres.

Feilsøking​

Vanlige problemer når samsvaret ikke fungerer som forventet:

  • Ingen transaksjoner å sammenligne med — sjekk at leverandøren er riktig identifisert (SM_001), og at validSupplierStatus og ignoreTransactionTypes i utvidelseskonfigurasjonen ikke ekskluderer transaksjonene du forventer å se.
  • En transaksjon du forventer, blir ikke hentet inn — sjekk maxHistoricalDays / en samsvarskodes historicDays; eldre matchedSupplierInvoices-transaksjoner (status C) utenfor dette tidsvinduet lastes ikke inn.
  • Fakturanumrene ser ut som de burde stemme, men gjør det ikke — den relevante matchkodens invNo-modus og cleanText-mønster styrer hvor strengt teksten sammenlignes; se referansen for matchkoder for de tilgjengelige alternativene.

For en fullstendig liste over uttalelsesrelaterte koder, se avsnittet om uttalelsesmatching i referansen for meldingskoder.