Gå til hovedinnhold

Innkjøpsordrer

Automatisk søk​

Systemet vil forsøke å finne en innkjøpsordre fra ERP som samsvarer med dataene fra fakturaen.

Som standard vil systemet filtrere innkjøpsordrer basert på overskriftsstatus med filteret status NOT IN (N, P, T), selv om dette filteret nå kan konfigureres ved hjelp av validPOStatus-utvidelseskonfigurasjonen

Brukeren vil få en advarsel hvis OCR finner en eller flere innkjøpsordrer, men ikke finner riktig status:

bilde som viser meldingen Ordre(r) ble funnet, men ingen med riktig status: ID:13950079 Status: T

Hvis et matchende ordrenummer ble hentet ut av OCR, men ikke ble funnet i ERP, vil en informasjonsmelding vises:

bilde som viser meldinger ingen innkjøpsordre funnet

Ingen PO, ingen betaling​

Merk at hvis leverandøren din er merket som å kreve en innkjøpsordre via innstillingen noPurchaseOrder, vil det vises en feilmelding hvis det ikke er noen PO på fakturaen.

bilde som viser meldinger om at ingen innkjøpsordre er funnet

Informasjon om innkjøpsordre​

For at du skal kunne se informasjon om innkjøpsordren på samme skjerm som fakturaen, har vi implementert delen «Detaljer om innkjøpsordre» i dokumentskjermen, som laster inn informasjon om ordrelinjen for ordren som finnes på fakturaen.

bilde som viser innkjøpsordredetaljer valgt i Rossum-menyen og ordredetaljer fra ERP vist på Rossum-skjermen

Ordrematching​

Der det er mulig, vil systemet koble en faktura til en gyldig innkjøpsordre og de enkelte fakturalinjene til linjer i innkjøpsordren.

Der order_id finnes i det uttrukne overskriftsfeltet OG den aktuelle ordren er funnet i ERP-systemet (hvis ikke, genereres en IN_007-melding), vil ordrenummeret vises i brukergrensesnittet ved alle fakturalinjer, uavhengig av om linjen er koblet til en ordre eller ikke.

Dette er ment å gjøre det så enkelt som mulig å veksle mellom ordrelinjer (positive heltall) og tilleggslinjer (negative heltall) i brukergrensesnittet.

Disse ordre-ID-ene er kun en visuell gjengivelse av overskriften, og vi bruker indikatoren for positivt/negativt på linjenummeret for å bestemme ordre-ID-en ved import til Unit4 ERP. ERP vil alltid utlede ordren fra overskriftsfeltet.

Du vil kunne se hvor linjer er blitt matchet i delen Linjeelementer på dokumentskjermen.

For å fjerne order_id fra linjene, må enten ordren fjernes fra overskriftsfeltet, noe som vil fjerne order_id fra alle linjer, eller så må hver linje settes i manuell modus.

bilde som viser en faktura med tre linjer hvor alle linjene er matchet mot ordrelinjenumre

Tvinge samsvar med innkjøpsordre med én linje​

Utvidelsesinnstillingen singleLineMatch kan brukes til å tvinge samsvar med innkjøpsordre med én linje på kønivå.

Hvis den er satt til «force», vil systemet for ordrer der det bare er én linje på ordren (uansett status) automatisk matche ALLE fakturalinjer mot den ene ordrelinjen

Ekstra linjer​

Ekstra fakturalinjer som ikke er matchet mot noen innkjøpsordrelinje, vises med et negativt ordrelinjenummer (for eksempel -1)

Vær oppmerksom på at disse ekstra fakturalinjene må angis med kontokode enten:

Hvordan disse dataene behandles ved import til ERP, avhenger imidlertid av det underliggende systemet:

  • ERP7 - Koden vil bli overskrevet ved import av EI-parametrene (se Unit4-dokumentasjonen for mer informasjon)
  • ERPx - Kodingen av tilleggslinjer vil bli respektert når de sendes til systemet.

bilde som viser en faktura med to linjer, hvor den andre linjen har et negativt beløp

Overstyring av linjenummer-sammenstilling​

For å manuelt koble en fakturalinje til en ordrelinje, skriver du bare inn ordrelinjenummeret i fakturalinjen.

Merk at når linjenummeret er overstyrt på denne måten, vil utvidelsen ikke lenger forsøke å koble den aktuelle linjen automatisk, men vil anse opplysningen som alltid korrekt.

Unntak Det hender at Rossum-systemet ikke opplyser om at linjeendringen var en manuell overstyring, og at endringen derfor kan bli tilbakeført. I slike tilfeller må du bruke linjeinngangsmodus (forklart nedenfor)

bilde som viser en faktura med to linjer, hvor den andre linjen har et grønt tall én i ordrelinjenummeret

Linjeinngangsmodus​

1.0.27 Nytt skjemafelt lagt til: se oppsettet (søk etter line_input_mode) i dokumentasjonen for obligatorisk skjema

Noen ganger kan det hende at den automatiske linjematchen overskriver inndata, noe som gjør det vanskeligere å justere linjedetaljer. Av denne grunn har vi gjort det mulig å legge inn linjer i «manuell modus». Dette kan angis ved hjelp av rullegardinmenyen «Linjeinngangsmodus» i brukergrensesnittet. Når dette er satt til «manuell», vil det ikke bli forsøkt noen automatisk inndata på denne linjen, så sørg for at detaljene som legges inn er korrekte.

Vi vil fortsatt forsøke å beregne linjeverdier for avstemmingskontroller (for eksempel bruttoenhetsverdi eller skattebeløp) dersom verdiene er ufullstendige, men disse vil ikke bli skrevet tilbake til linjen.

For eksempel vil vi, gitt nettoenhetsverdi, total netto, skatt, total brutto og antall, beregne bruttoenhetsverdien for å unngå å måtte taste inn store mengder data som lett kan beregnes.

bilde som viser en faktura med tre linjer der linjene er satt til manuell modus

Sammenstillingsfeil / Advarsler​

Manuell overskriving med en linje som ikke eksisterer​

Hvis du manuelt legger til et (positivt) linjenummer som ikke finnes på innkjøpsordren, vil systemet vise en PO_005-feilmelding som må rettes før du bekrefter.

Hvis du legger til et (positivt) linjenummer manuelt uten å oppgi et rekkefølgenummer, vil systemet vise feilmeldingen PO_009, som må rettes før du bekrefter.

bilde som viser en PO_005-feilmelding på en fakturalinje

Advarsel om linjer som ikke samsvarer​

Hvis systemet finner en innkjøpsordre, men ikke klarer å matche en linje, vil den linjen bli merket med et negativt linjenummer og en PO_008-advarsel. Vær oppmerksom på at denne meldingen kan oppgraderes til en feil.

bilde som viser en PO_008-advarsel på en fakturalinje