Gå til hovedinnhold

Innkjøpsordrer

Automatisk søk​

Systemet vil forsøke å finne en innkjøpsordre fra ERP som samsvarer med dataene fra fakturaen.

Som standard vil systemet filtrere innkjøpsordrer basert på overskriftsstatus med filteret status NOT IN (N, P, T), selv om dette filteret nå kan konfigureres ved hjelp av validPOStatus-utvidelseskonfigurasjonen

Brukeren vil få en advarsel hvis OCR finner en eller flere innkjøpsordrer, men ikke finner riktig status:

bilde som viser meldingen Ordre(r) ble funnet, men ingen med riktig status: ID:13950079 Status: T

Hvis et matchende ordrenummer ble hentet ut av OCR, men ikke ble funnet i ERP, vil en informasjonsmelding vises:

bilde som viser meldinger ingen innkjøpsordre funnet

Ingen PO, ingen betaling​

Merk at hvis leverandøren din er merket som å kreve en innkjøpsordre via innstillingen noPurchaseOrder, vil det vises en feilmelding hvis det ikke er noen PO på fakturaen.

bilde som viser meldinger om at ingen innkjøpsordre er funnet

Informasjon om innkjøpsordre​

For at du skal kunne se informasjon om innkjøpsordren på samme skjerm som fakturaen, har vi implementert delen «Detaljer om innkjøpsordre» i dokumentskjermen, som laster inn informasjon om ordrelinjen for ordren som finnes på fakturaen.

bilde som viser innkjøpsordredetaljer valgt i Rossum-menyen og ordredetaljer fra ERP vist på Rossum-skjermen

Ordrematching​

Der det er mulig, vil systemet matche en faktura med en gyldig innkjøpsordre og de enkelte fakturalinjene med innkjøpsordrelinjene.

Du vil kunne se hvor linjene er blitt matchet i delen «Line Items» på dokumentskjermen.

bilde som viser en faktura med tre linjer hvor alle linjene er matchet med ordrelinjenumre

Ekstra linjer​

Ekstra linjer på en ordre (som ikke er matchet med en ordrelinje) vises med negative ordrenummer og uten ordrenummer.

Vær oppmerksom på at disse ekstra fakturalinjene må angis med kontokoding enten:

Hvordan disse dataene behandles ved import til ERP, vil imidlertid avhenge av det underliggende systemet:

  • ERP7 - Kodingen vil bli overskrevet ved import av EI-parametrene (se Unit4-dokumentasjonen for mer informasjon)
  • ERPx - Kodingen av tilleggslinjer vil bli respektert når den sendes til systemet.

bilde som viser en faktura med to linjer, hvor den andre linjen er negativ

Manuell samsvar​

For å manuelt koble en fakturalinje til en ordrelinje, skriver du bare inn ordrelinjenummeret på fakturalinjen, så fylles ordrenummeret ut automatisk.

Merk at når linjenummeret er angitt manuelt, vil eventuelle ytterligere endringer i dataene IKKE føre til et nytt forsøk på å samsvare denne linjen.

Hvis vi for eksempel endrer linjen ovenfor fra -1 til 1, fylles ordrenummeret ut automatisk.

bilde som viser en faktura med to linjer, hvor den andre linjen har et grønt tall én i ordrelinjenummeret

Av og til kan det hende at den automatiserte linjematcheren overskriver inndata, noe som gjør justeringer av linjedetaljer mer vanskelige. Av denne grunn har vi tillatt at linjer legges inn i "manuell modus". Dette kan angis ved hjelp av rullegardinmenyen "Linjeinndatamodus" i brukergrensesnittet. Når dette er satt til "manuell", vil ingen automatisk inndata bli forsøkt, så sørg for at detaljene som er lagt inn er riktige.

bilde som viser en faktura med tre linjer med linjer satt til manuell modus

Sammenstillingsfeil/advarsler​

Manuell overstyring med en linje som ikke eksisterer​

Hvis du manuelt legger til en linje som ikke finnes på innkjøpsordren, vil systemet vise en PO_005-feilmelding som må korrigeres før bekreftelse.

bilde som viser en po_005-feilmelding på en fakturalinje

Advarsel om uoverensstemmende linjer​

Hvis systemet finner en innkjøpsordre, men ikke klarer å matche en linje, vil den linjen bli merket med en PO_008-advarselsmelding. Vær oppmerksom på at denne meldingen kan oppgraderes til en feil.

bilde som viser en PO_008-advarsel på en fakturalinje